Образец письма в налоговую о предоставлении документов по требованию

Образец письма в налоговую о предоставлении документов по требованию

Ответ на требование налоговой о предоставлении документов

В статье пойдет речь о том, как правильно оформить ответ на требование налоговой службы о предоставлении документов и что можно ожидать, в случае если выше обозначенная просьба будет проигнорирована организацией.

Почему налоговая служба выдвигает требование о предоставлении документов

Сотрудники налоговой службы имеют право требовать документы, как у самого субъекта предпринимательской деятельности, так и у его контрагентов. Запросить информацию могут и у третьих лиц, если они, по мнению инспекторов, обладают необходимыми сведениями.

Наличие документов позволяет фискалам проверить полноту и правильность начислений и уплаты налогов, реальность и экономическую целесообразность сделок, возможность извлечения субъектом необоснованной налоговой выгоды.

Требование о предоставлении документов должно быть изложено на специальном бланке. В нем детально указывают, какие именно документы должен предоставить налогоплательщик, и по какой причине.

Какие документы могут потребовать инспекторы налоговой службы

В налоговом кодексе РФ нет упоминаний о том, какие именно виды документов могут требовать инспекторы у налогоплательщиков. Все формулировки несколько размыты и нет конкретных указаний. Это дает контролерам право самостоятельно решать, какие виды документов запрашивать в каждом отдельном случае.

Например, камеральная проверка декларации НДС с заявленным возмещением проводится с предоставлением счета-фактуры и других документов, подтверждающих правомерность вычетов.

Во время выездной проверки сотрудники налоговой службы могут потребовать любые виды документов, относящиеся к определенному периоду, например: регистры учета, первичную документацию и т.д.

В случае если фискалам понадобится информация о контрагенте и определенной сделке, налогоплательщику понадобится предъявить договор о сотрудничестве с конкретным субъектом и доп. соглашения к нему. В список могут войти: счета-фактуры, товарные накладные, таможенные декларации и прочие документы.

Сроки предоставления документов

Ответить на запрос о предоставлении документов для проверки необходимо в течение десяти дней. Аналогичный срок предусмотрен для предоставления документации об определенной сделке.

Документы с данными по контрагентам необходимо направить сотрудникам налоговой службы в течение пяти дней. Ответ должен поступить не позднее обозначенного срока, даже если у субъекта предпринимательской деятельности не было контрагентов в указанный для проверки период.

Как правильно написать ответ в налоговую службу

Ответ контролерам налоговой службы составляют в произвольной форме. По сути, налогоплательщик пишет сопроводительное письмо к предоставляемой документации. В тексте письма он указывает, что выполняет запрос налоговых органов и отправляет им запрашиваемые документы.

В письме обязательно указывается перечень документов, отправленных для проверки. В случае если в требовании контролеров были прописаны дополнительные вопросы, налогоплательщик включает пояснения к каждому из них.

Запрашиваемая инспекторами документация отправляется в виде заверенных копий. Бумажные копии заверяются по отдельности или прошитыми пачками однородных документов, при этом объем каждой прошивки не должен превышать 150 листов.

Пояснения в налоговую службу могут быть направлены в бумажном или электронном виде. Исключение составляют пояснения, предоставленные для камеральной проверки декларации по НДС. В данном случае информация направляется исключительно в электронной форме. Это обязательно следует учитывать, так как сдача документов в бумажном виде будет проигнорирована налоговой службой и не будет засчитана.

В быстрые сроки подготовить ответ на запрос налогового органа поможет 1С-WiseAdvice. Уникальная технология обработки первичной документации «Процессинг» сканирует все поступающие оригиналы документов и сохраняет в электронной базе данных. Программа обеспечивает быстрый доступ к нужным документам и полную сохранность важных файлов.

В случае отсутствия запрашиваемых документов, налогоплательщик отправляет в налоговый орган уведомление в установленной форме. В документе субъект предпринимательской деятельности обращается к сотрудникам налоговой службы с просьбой предоставить ему отсрочку для подготовки необходимых документов.

Что будет в случае непредставления документов в налоговую службу

Законопослушный субъект предпринимательской деятельности после получения запроса контролеров должен выполнить следующие действия:

  • отправить уведомление, в котором будет указана информация об отсутствии у субъекта запрашиваемых документов;
  • предоставить истребованные данные инспекторам;
  • попросить выделить дополнительное время для подготовки документов.

В случае если запрос инспектора на предоставление информации о конкретной сделке будет проигнорирован, на налогоплательщика будет возложен штраф в размере 10 000 рублей. Предприятия, не подавшие документы в отношении самих себя, будут вынуждены заплатить по 200 рублей за каждый несданный документ.

Важно! Отсутствие даже одного документа в списке влечет за собой полную сумму штрафа.

Ответственность за своевременную подачу документов в налоговые органы несет руководитель предприятия. Иногда за подачу документов отвечает главный бухгалтер. Сведения о возложенной ответственности отображаются в должностной инструкции сотрудника.

Запрошенные документы отсутствуют – что ждет налогоплательщика?

Дать ответ налоговикам необходимо в любом случае. Но, что делать, если документы требуют предоставить, а их нет? Скорее всего, сотрудники налоговой службы выполнят выездную проверку предприятия.

Компанию ждут серьезные неприятности, если документы были утеряны, уничтожены или не выдавались совсем.

  • В случае если налогоплательщик не предоставит подтверждение произведенных расходов, сотрудники будут вправе потребовать доплаты налогов, а также уплаты штрафов и пени.
  • Нарушение правил учета влечет за собой санкции по ст. 120 НК РФ, а также привлечение к административной ответственности должностных лиц.
  • Уничтожение или сокрытие документации в корыстных целях может привести к уголовной ответственности.

Своевременное предоставление сотрудникам налоговой службы всех необходимых документов, исключает вышеперечисленные риски.

Сопроводительное письмо к документам в налоговую образец

Содержание

Сопроводительное письмо в налоговую — это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

  • Высылаем Вам…
  • Направляем Вам…
  • Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма в налоговую

На № 245 от 31.07.2013

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:
1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.
2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.
3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.
4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.
5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

Только эффективные сопроводительные письма!

Налоговые органы достаточно часто запрашивают у компаний уточнения по сданным отчетам, требуют пояснить данные, предоставленные в документах. Для того чтобы выполнить такое предписание или запрос, необходимо не только передать копии документов, но и составить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, в котором перечислить все передаваемые данные.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Общество с ограниченной ответственностью «Лама»
127106, г. Москва, Нововладыкинский проезд проспект, д.№5, офис 115
ИНН 7711111212, КПП 771111115, ОГРН 5071222221512

Исх. №32 от 18.10.2018г. ИФНС № 15

на № 1319 от 14.18.2018г. 127254,г.Москва,

ул.Руставели, д. 12/7

О предоставлении документов

В соответствии с требованием № 1319 от 14.08.2018г. о предоставлении документов, направляем в ваш адрес запрошенные документы в связи с проведением встречной проверки в компании – контрагенте «Журавушка».

  1. Счета-фактуры на 10 л. в 1 экз.
  2. Акты выполненных работ на 8 л. в 1 экз.

Главный бухгалтер ООО «Лама» Степанова Степанова А.А.

В данном случае поле «Исполнитель» может не заполняться.

Скачать сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Пример

Документ направляется в налоговый орган и относится к инструментам деловой переписки. Пункты его структуры выглядит так же, как и у обычного письма, встречающегося в деловом обороте.

Вы узнаете об особенностях составления документа, прилагаемого к доверенностям на доверителя, декларация, а также к ответу на требование налоговой службы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего составляется?

Пояснительную записку пишут для сопровождения таких документов, как:

  • доверенность;
  • декларация (о сопроводительном письме к декларации узнайте тут);
  • уточненная налоговая декларация и другие (о написании письма к таким документам читайте здесь).

Такое сопровождение может служить и в качестве ответа на требование налогового органа предоставить какие-либо документы.

Цель предоставления

Письмо играет роль пояснения к подаваемым в налоговый орган документам. Причин предоставления информации в ФНС существует множество. Самые распространенные случаи:

  1. Ответное предоставление пояснения, связанного с получением письма из налоговой. Пояснение дается в целях проведения инспекцией камеральных проверок деклараций (п. 3 ст. 88 НК РФ).
  2. Пояснение заявителя о подаче в налоговую инспекцию уточненной налоговой декларации в связи с допущением ошибки (п. 1 ст. 80 НК РФ).
  3. Предоставление описи прилагаемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Сопроводительные письма облегчают и упорядочивают документооборот, так как:

  • предотвращаются споры, которые могут возникнуть относительно комплектности подаваемых бумаг;
  • упрощается работа канцелярии, занимающейся регистрацией принятых документов;
  • вносится ясность относительно цели направления в ИФНС документов;
  • принятые бумаги быстро доходят до нужного специалиста.

Оформление

Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или представителем по доверенности. Указывается также должность, расшифровка инициалов и фамилия.

Обычно документ составляет работник ООО, именуемый в письме «Исполнитель». Заверяется бланк круглой печатью (при наличии). Если сопровождение направляется юридическим лицом, то оно составляется на фирменном бланке организации.

Из каких пунктов состоит?

Обязательные сведения выглядят так:

  1. Информация об отправителе (название, указание на организационно-правовую форму, юридический адрес, ИНН/КПП, контактный номер).
  2. Реквизиты ИФНС, в которую подаются бумаги.
  3. Дата направления документов и исходящий номер письма со ссылкой на реквизиты требования, полученного от налоговой инспекции.
  4. Текст с пояснением, составленный в свободной форме.
  5. Приложение в виде пронумерованного списка документов. Если приложений много, они указываются в прикладываемой к письму описи.
  6. Подписи уполномоченных лиц.
  7. Информация об исполнителе – инициалы и фамилия, контактный номер.

Сопроводительное письмо в бумажном виде не унифицировано. Если в нем содержатся все указанные реквизиты, можно считать, что документ оформлен правильно.

Письмо в электронном виде должно быть составлено по форме, утвержденной приказом ФНС РФ.

Пошаговое инструкция по заполнению

Сопроводительная записка к доверенности должна выглядеть таким образом:

  1. В правом верхнем углу листа пишется номер ИФНС, город, инициалы и фамилия руководителя, занимаемая должность. Если письмо составляется не на фирменном бланке, указываются также реквизиты отправителя.
  2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер и дата составления. Если письмо является ответным, то обязательно указание номера запроса и даты его составления.
  3. По центру листа указывается наименование документа. Название должно выражать суть письма. В данном случае письмо нужно назвать «О направлении доверенности».
  4. Отступив несколько строк от названия, необходимо написать текст-пояснение. Первые слова должны быть «Направляем в Ваш адрес» или «Предоставляем Вам доверенность». Далее нужно указать все реквизиты доверенности и информацию о доверенном лице.
  5. Отступив несколько строк от основного текста, слева нужно указать должность уполномоченного лица. На той же строке посередине листа необходимо поставить подпись лица и печать организации. Справа должна находиться расшифровка подписи.
  6. В левом нижнем углу письма размещается информация об исполнителе.

Пункты 1, 2, 5 и 6 едины для всех видов сопроводительных писем.

К декларации

Назвать документ нужно «О направлении декларации».

Текст сопровождения можно написать так: «Направляем в Ваш адрес декларацию 3-НДФЛ за 2017 год».

Декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

О сопроводительных письмах к декларациям мы подробно писали в этих материалах, а о том, обязательно ли составлять данный документ к декларации по НДФЛ, вы можете узнать здесь.

К уточненной декларации

Назвать документ нужно «О направлении уточненной декларации».

Текст письма можно написать так: «Направляем в Ваш адрес уточненную декларацию 3-НДФЛ за 2017, составленную в связи с арифметической ошибкой, содержащейся в первичной декларации (указать свою причину).

Уточненная декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

К ответу на требование

Назвать документ нужно «О направлении документов».

Пример письма к ответу на требование:

«Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от _ № _, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2017 года:

О том, как правильно заполнить такое письмо по НДС, мы писали в другой статье.

Создание дубликата

Перед подачей документа в налоговую необходимо изготовить дубликат. Как составить копию, в том числе письма по требованию предоставления документов? Обычно исполнитель печатает письмо в двух экземплярах, одно для подачи, второе – для проставления отметки о принятии сотрудником налогового органа. Копия письма остается у исполнителя на сохранении до получения результата обращения в ИФНС.

Как передать в налоговую службу?

Налогоплательщик самостоятельно выбирает форму подачи документов. Существует два варианта – подача в бумажной форме в налоговый орган по месту учета гражданина или объекта налогообложения или направление в электронном виде через личный кабинет портала налог.ру.

Документооборот между налоговым органом и заявителями регулируется подзаконными актами:

  • Приказ Минфина России от 02.07.2012 № 99н (ред. от 26.12.2013) «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов).
  • Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@).

Сопроводительное письмо – это документ универсального назначения, который может играть роль пояснительной записки или ответа на полученный запрос от ИФНС. Его структура довольно проста, и исполнителем по нему без труда сможет стать любое заинтересованное лицо.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Коммерческие предприятия довольно часто сталкиваются с необходимостью предоставить в налоговую инспекцию пояснения по какому-либо вопросу. Для того, чтобы эти пояснения не привели к дальнейшим проверкам со стороны надзорного органа, к составлению ответа следует относится крайне внимательно, скрупулезно и не затягивать с его отправкой.

Наиболее частые вопросы от налоговой

Обычно требование предоставить пояснения поступает через некоторое время после сдачи всевозможных отчетов и деклараций, так что поводом для них может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документах. Во многих случаях разъяснения требуются по НДС, указанному к возмещению, из-за несоответствии сведений о налогооблагаемых базах в декларациях по налогу на прибыль и опять же НДС, при расхождении данных у контрагентов. Вопросы могут вызвать необоснованные убытки при проверке начисления налога на прибыль, подача уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в присланных первоначально и т.д.

В какой форме приходит требование

Налоговая инспекция может выслать требование о пояснениях как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет.

Порядок действий при получении требования

После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

В первую очередь, при проверке декларации по НДС, анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета. Идентично приведенному алгоритму проверяются и все другие виды документов, вызвавшие вопросы у налоговой инспекции.

После того, как ошибка будет найдена, нужно передать в налоговую уточненную отчетность с исправленными данными — но это касается только сумм. Если же ошибка не относится к финансовой части, то «уточненку» сдавать не надо, достаточно предоставить необходимые пояснения.

Внимание: закон не говорит о том, что пояснения должны быть даны именно в письменной форме, т.е. это значит, что они могут быть предоставлены и устно. Однако во избежание дальнейших разногласий, лучше все-таки озаботиться составление письменного ответа.

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Случается, что налоговая инспекция требует пояснений необоснованно, т.е. в отчетности не было допущено никаких ошибок. В таких ситуациях игнорировать письма от налоговой тоже нельзя.

Во избежание каких-либо санкций (в том числе и внезапных налоговых проверок) необходимо своевременно уведомить надзорную службу о том, что в соответствии с информацией предприятия, все предоставленные сведения верны.

В любом случае, при составлении ответа надо помнить, что для налоговой важно даже не столько содержание письма, сколько сам факт ответа на требование.

Как оформить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений

Оформить его можно либо на бумаге, написав «от руки», либо в электронном виде, напечатав на компьютере. При этом, если пояснение пересылается по обычной почте, то отправлять его надо заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда риск того, что письмо затеряется, будет сведен к минимуму.

Использование электронного формата возможно только при наличии у организации электронной цифровой подписи.

К пояснению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы – их наличие нужно отразить в содержании ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как уже говорилось выше, унифицированной формы ответа для дачи пояснений налоговой нет, так что составлять его можно в произвольном виде. Стоит отметить, что форма ответа должна быть предельно корректной и стандартной с точки зрения правил оформления подобного рода бумаг.

  1. Вначале слева или справа (не имеет значения) нужно указать адресата, т.е. именно ту налоговую инспекцию, куда отправляется ответ. Здесь нужно вписать ее номер, а также район и населенный пункт, к которому она относится.
  2. Далее указывается отправитель письма: пишется название предприятия, его адрес (фактический), а также номер телефона (на случай, если у налогового инспектора возникнут какие-либо дополнительные вопросы к пояснению).
  3. Далее в ответе следует сослаться на номер требования (а таким документам налоговая служба всегда присваивает номера), и его дату (отметим: не дату получения, а именно дату составления), а также коротко обозначить суть вопроса.
  4. После этого можно приступать непосредственно к даче пояснений. Их следует писать максимально подробно, со всеми нужными ссылками на документы, законы, нормативные акты и т.п. Чем тщательнее будет оформлена эта часть ответа, тем больше шансов на то, что налоговая будет им удовлетворена.

Ни в коем случае нельзя давать в ответе недостоверные или заведомо ложные сведения – они будут быстро обнаружены и тогда последуют немедленные санкции со стороны налоговиков.

  • После того, как пояснение будет дано, необходимо заверить письмо подписью главного бухгалтера (при необходимости), а также руководителя компании (обязательно).
  • Сопроводительное письмо к документам в налоговую образец

    Содержание

    Сопроводительное письмо в налоговую — это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

    Как написать сопроводительное письмо в налоговую

    Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

    В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

    После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

    Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

    Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

    • Высылаем Вам…
    • Направляем Вам…
    • Представляем Вам…

    Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

    Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

    Образец сопроводительного письма в налоговую

    На № 245 от 31.07.2013

    О направлении документов

    Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:
    1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.
    2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.
    3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.
    4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.
    5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

    Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

    Только эффективные сопроводительные письма!

    Налоговые органы достаточно часто запрашивают у компаний уточнения по сданным отчетам, требуют пояснить данные, предоставленные в документах. Для того чтобы выполнить такое предписание или запрос, необходимо не только передать копии документов, но и составить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, в котором перечислить все передаваемые данные.

    Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

    Общество с ограниченной ответственностью «Лама»
    127106, г. Москва, Нововладыкинский проезд проспект, д.№5, офис 115
    ИНН 7711111212, КПП 771111115, ОГРН 5071222221512

    Исх. №32 от 18.10.2018г. ИФНС № 15

    на № 1319 от 14.18.2018г. 127254,г.Москва,

    ул.Руставели, д. 12/7

    О предоставлении документов

    В соответствии с требованием № 1319 от 14.08.2018г. о предоставлении документов, направляем в ваш адрес запрошенные документы в связи с проведением встречной проверки в компании – контрагенте «Журавушка».

    1. Счета-фактуры на 10 л. в 1 экз.
    2. Акты выполненных работ на 8 л. в 1 экз.

    Главный бухгалтер ООО «Лама» Степанова Степанова А.А.

    В данном случае поле «Исполнитель» может не заполняться.

    Скачать сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

    Пример

    Документ направляется в налоговый орган и относится к инструментам деловой переписки. Пункты его структуры выглядит так же, как и у обычного письма, встречающегося в деловом обороте.

    Вы узнаете об особенностях составления документа, прилагаемого к доверенностям на доверителя, декларация, а также к ответу на требование налоговой службы.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    Для чего составляется?

    Пояснительную записку пишут для сопровождения таких документов, как:

    • доверенность;
    • декларация (о сопроводительном письме к декларации узнайте тут);
    • уточненная налоговая декларация и другие (о написании письма к таким документам читайте здесь).

    Такое сопровождение может служить и в качестве ответа на требование налогового органа предоставить какие-либо документы.

    Цель предоставления

    Письмо играет роль пояснения к подаваемым в налоговый орган документам. Причин предоставления информации в ФНС существует множество. Самые распространенные случаи:

    1. Ответное предоставление пояснения, связанного с получением письма из налоговой. Пояснение дается в целях проведения инспекцией камеральных проверок деклараций (п. 3 ст. 88 НК РФ).
    2. Пояснение заявителя о подаче в налоговую инспекцию уточненной налоговой декларации в связи с допущением ошибки (п. 1 ст. 80 НК РФ).
    3. Предоставление описи прилагаемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

    Сопроводительные письма облегчают и упорядочивают документооборот, так как:

    • предотвращаются споры, которые могут возникнуть относительно комплектности подаваемых бумаг;
    • упрощается работа канцелярии, занимающейся регистрацией принятых документов;
    • вносится ясность относительно цели направления в ИФНС документов;
    • принятые бумаги быстро доходят до нужного специалиста.

    Оформление

    Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или представителем по доверенности. Указывается также должность, расшифровка инициалов и фамилия.

    Обычно документ составляет работник ООО, именуемый в письме «Исполнитель». Заверяется бланк круглой печатью (при наличии). Если сопровождение направляется юридическим лицом, то оно составляется на фирменном бланке организации.

    Из каких пунктов состоит?

    Обязательные сведения выглядят так:

    1. Информация об отправителе (название, указание на организационно-правовую форму, юридический адрес, ИНН/КПП, контактный номер).
    2. Реквизиты ИФНС, в которую подаются бумаги.
    3. Дата направления документов и исходящий номер письма со ссылкой на реквизиты требования, полученного от налоговой инспекции.
    4. Текст с пояснением, составленный в свободной форме.
    5. Приложение в виде пронумерованного списка документов. Если приложений много, они указываются в прикладываемой к письму описи.
    6. Подписи уполномоченных лиц.
    7. Информация об исполнителе – инициалы и фамилия, контактный номер.

    Сопроводительное письмо в бумажном виде не унифицировано. Если в нем содержатся все указанные реквизиты, можно считать, что документ оформлен правильно.

    Письмо в электронном виде должно быть составлено по форме, утвержденной приказом ФНС РФ.

    Пошаговое инструкция по заполнению

    Сопроводительная записка к доверенности должна выглядеть таким образом:

    1. В правом верхнем углу листа пишется номер ИФНС, город, инициалы и фамилия руководителя, занимаемая должность. Если письмо составляется не на фирменном бланке, указываются также реквизиты отправителя.
    2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер и дата составления. Если письмо является ответным, то обязательно указание номера запроса и даты его составления.
    3. По центру листа указывается наименование документа. Название должно выражать суть письма. В данном случае письмо нужно назвать «О направлении доверенности».
    4. Отступив несколько строк от названия, необходимо написать текст-пояснение. Первые слова должны быть «Направляем в Ваш адрес» или «Предоставляем Вам доверенность». Далее нужно указать все реквизиты доверенности и информацию о доверенном лице.
    5. Отступив несколько строк от основного текста, слева нужно указать должность уполномоченного лица. На той же строке посередине листа необходимо поставить подпись лица и печать организации. Справа должна находиться расшифровка подписи.
    6. В левом нижнем углу письма размещается информация об исполнителе.

    Пункты 1, 2, 5 и 6 едины для всех видов сопроводительных писем.

    К декларации

    Назвать документ нужно «О направлении декларации».

    Текст сопровождения можно написать так: «Направляем в Ваш адрес декларацию 3-НДФЛ за 2017 год».

    Декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

    О сопроводительных письмах к декларациям мы подробно писали в этих материалах, а о том, обязательно ли составлять данный документ к декларации по НДФЛ, вы можете узнать здесь.

    К уточненной декларации

    Назвать документ нужно «О направлении уточненной декларации».

    Текст письма можно написать так: «Направляем в Ваш адрес уточненную декларацию 3-НДФЛ за 2017, составленную в связи с арифметической ошибкой, содержащейся в первичной декларации (указать свою причину).

    Уточненная декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

    К ответу на требование

    Назвать документ нужно «О направлении документов».

    Пример письма к ответу на требование:

    «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от _ № _, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2017 года:

    О том, как правильно заполнить такое письмо по НДС, мы писали в другой статье.

    Создание дубликата

    Перед подачей документа в налоговую необходимо изготовить дубликат. Как составить копию, в том числе письма по требованию предоставления документов? Обычно исполнитель печатает письмо в двух экземплярах, одно для подачи, второе – для проставления отметки о принятии сотрудником налогового органа. Копия письма остается у исполнителя на сохранении до получения результата обращения в ИФНС.

    Как передать в налоговую службу?

    Налогоплательщик самостоятельно выбирает форму подачи документов. Существует два варианта – подача в бумажной форме в налоговый орган по месту учета гражданина или объекта налогообложения или направление в электронном виде через личный кабинет портала налог.ру.

    Документооборот между налоговым органом и заявителями регулируется подзаконными актами:

    • Приказ Минфина России от 02.07.2012 № 99н (ред. от 26.12.2013) «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов).
    • Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@).

    Сопроводительное письмо – это документ универсального назначения, который может играть роль пояснительной записки или ответа на полученный запрос от ИФНС. Его структура довольно проста, и исполнителем по нему без труда сможет стать любое заинтересованное лицо.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Похожие профессии

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Close
    Close
    Adblock detector