Как правильно заверить копии документов с двух сторон лнр

Как правильно заверить копии документов с двух сторон лнр

Арбитражный суд Республики Бурятия

Отделение – НБ Республика Бурятия

Получатель

УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)

Расчетный счет

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Как правильно заверить копию документа: штамп “Копия верна”

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно проставить нумерацию на прошитых копиях двухсторонних документов

Как правильно прошить документ если двухсторонняя печать

Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Как правильно прошить документ если двухсторонняя печать

Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью.
Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты.

Как правильно прошить копии заверяемого многостраничного документа для отправки в ИФНС

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией является копия, на которую проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. При заверении копии ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Как правильно заверить двухстороннюю копию документа

Поэтому и документы самой организации, и ее сотрудников имеет право заверять руководитель или то должностное лицо, которое имеет полномочия на это. Юридическую силу такой копии, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, придадут необходимые реквизиты: отметка о том, где находится оригинал документа, дата выдачи и надпись «Копия верна», подтвержденная фамилией, инициалами, подписью должностного лица-заверителя. Подлинность подписи заверителя подтверждается оттиском печати организации.

Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве. Также ксерокопию необходимо прошить , скрепив сложенные листы по левому краю.

Как правильно прошивать документы — пошаговая инструкция

com 0 — 0 — 2 146 350 Советы и инструкция по правильной прошивке документов Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. … Сшить документы можно несколькими способами: С помощью иглы и нитки.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков. Как правильно cшить документы нитками.

Если двухсторонний документ как нумеруется и прошива

Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Как правильно нумеровать и прошивать документы образец

Заверительная надпись На наклейке совершается запись о том, сколько листов содержится в пачке (указывается цифрами и прописью ставится дата, подпись руководителя юридического лица и печать. Подпись и печать должны частично располагаться на наклейке, частично на оборотной стороне последнего листа. Как правильно сшивать документы для налоговой? Правила сшивки документов для налоговой аналогичны положениям для скрепления документов в архив. Исправление ошибок при нумерации вручную При пропуске листа при учете допустимо применение нумерации буквами: пропущенный лист помечается номером впереди идущего листа с добавлением буквы (1, 2, 3, 3а, 4, ). Если не учтены документы, приклеенные только с одной стороны, нумерация выполняется заново. Прежние.

Ошибки при подготовке юридически-значимых бумаг совершенно недопустимы: важна каждая деталь, в том числе, насколько аккуратно и правильно выполнить прошивку. Неверно выполненная прошивка станет веской причиной отказа принять документ, что, возможно, приведет к нарушению срока сдачи документов. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите.

Как правильно заверить копию документа

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Как правильно заверять копии прошитых документов

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Так, к примеру, Постановлением ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012 предусмотрено, что предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ не возникает.

Как правильно заверить копии документов прошитых

  • с нарушенной целостностью;
  • с нечитаемыми элементами: словами, подписями, реквизитами, печатями;
  • договоров в письменной форме без нотариального удостоверения подлинности подписей сторон;
  • ламинированной документации, если сложно определить ее подлинность;
  • с фрагментами, написанными карандашом;
  • с наличием факсимильной подписи;
  • с наличием в тексте исправлений, приписок, неоговоренных корректировок;
  • медицинского характера, содержащей сведения о заболеваниях;
  • имеющей гриф ;

В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию.

Нумерация страниц в прошитом документе

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Как правильно оформлять копии документов

Для того чтобы самостоятельно подтвердить подлинность копий документа, вам нужно будет проставить здесь такие реквизиты, как: А теперь приведем конкретный образец заверения копии документов: «Верно, подлинник находится в ООО «Старт» Дата, пример 23 января 2014 г.»

Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов. Такие документы могут потребоваться для проведения проверки, подтверждения права на налоговую льготу и т.п.

Как правильно заверить копии двустороннего документа

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий , учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица с печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Руководство как прошивать и заверять документы

Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

Как заверять документы копия верна: образец

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

Как правильно проставить нумерацию на прошитых копиях двухсторонних документов

Минфин не оспаривает существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией является копия, на которую проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. При заверении копии ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом

Копирование документов — обычная процедура для любого человека или организации. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий и что меняется в этом процессе с 1 июля 2018 года, расскажем в нашем материале. Также рассмотрим и другие аспекты в оформлении документов в связи с новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2018 года.

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2018

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3. Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

  • Надпись «Верно».
  • Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
  • Дата заверения.
  • Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:

Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

На что еще обратить внимание при заверении копий

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

  • Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
  • Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
  • Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
  • Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
  • Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Требования нового ГОСТ и заверение документов для ФНС

Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника. А распространяется ли новый ГОСТ на копии документов, запрашиваемых, налоговиками?

Ситуация требует пояснений. Дело в том, что новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров.

Другие требования к документам, введенные новым ГОСТ

Новый перечень реквизитов

Появился “гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например “Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

  • текст “Документ подписан электронной подписью”;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • Ф.И.О. владельца сертификата;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Оформление документов: нюансы

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

  • как нумеровать страницы;
  • какой шрифт использовать;
  • какие делать отступы и межстрочные интервалы.
  • Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Также уточнятся, что печать не должна захватывать подпись.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Похожие профессии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close
Close
Adblock detector