Как проставлять медосмотр на недельном путевом листе

Как проставлять медосмотр на недельном путевом листе

Нужна ли отметка о медосмотре в путевом листе

Законодательство в части заполнения путевок для автомобильного транспорта, а также их учета ужесточилось. Минтранс России утвердил дополнительные реквизиты, которые обязательны к заполнению (Приказы № 152 в последней редакции от 18.01.2018, от 07.11.2017 № 476). Теперь отметка медика в путевом листе — требования, обязательные для всех бюджетных организаций, использующих транспорт (грузовой, легковой, автобусы, спецтранспорт). Также путевка дополнена новым обязательным реквизитом: ОГРН — для организаций и ОГРНИП — для индивидуальных предпринимателей. Как применять нормативы, как проводить оформление путевого листа в 2020 году, если нет механика и медика? Рассмотрим подробнее данный вопрос.

Путевой лист автотранспорта

Это документ для первичного бухгалтерского учета, который подтверждает:

  • факт передвижения автомобиля;
  • расходы на содержание ТС и горючего;
  • факт исправности автомобиля;
  • право собственности организации или ИП на авто;
  • право водителя управлять данным транспортным средством.

Следовательно, вопрос о том, обязательно ли в путевом листе отметка медработника, решается сам собой. Если документ должен подтвердить, допущен ли водитель к управлению, то обязательна отметка медработника в путевом листе легкового автомобиля, а также всех остальных видов транспорта.

Бюджетная организация может самостоятельно разработать бланк, основываясь на специфике деятельности. Либо применять унифицированные формы по видам ТС, утвержденные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Вести учет путевок следует в специальном журнале регистрации (по форме 8 или разработать самостоятельно). Хранить первичку и журналы учета информации компании должны не менее 5 лет (п. 18 раздела III Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Обязателен ли медосмотр в путевом листе

Медицинский осмотр водителя бывает двух видов: предрейсовый (осуществляется непосредственно перед отправкой в рейс) и послерейсовый (проводится после окончания рейса или выполнения задания).

Предрейсовый медосмотр является обязательным для всех бюджетных учреждений, которые эксплуатируют транспорт, а вот послерейсовый нужен для транспортных компаний и организаций, реализующих автоперевозки пассажиров и опасных грузов. Необходимость медэкспертизы водителя учреждения прописана в п. 1 ст. 20 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Если посмотреть на путевой лист, отметка медработника проставляется в следующем порядке:

  1. Указывается дата и время проведения медицинской экспертизы водителя.
  2. Заключение врача или фельдшера о состоянии здоровья водителя.
  3. Подпись и расшифровка подписи медработника.
  4. Образец штампа медицинского работника на путевом листе. Если осмотр проводит штатный врач учреждения, то штамп ставить не обязательно.

Некоторые учреждения, у которых нет возможности содержать медика в штате, передают данные полномочия штатному сотруднику, не имеющему профессионального медицинского образования. Например, вменяют в трудовые обязанности начальнику транспортного отдела или кадровику. Такая ситуация — прямое нарушение законодательства. Чтобы не допустить штрафов от контролирующих органов, заключите договор с медицинской организацией или примите медработника по совместительству.

Итак, нужна ли отметка врача в путевом листе легкового автомобиля, мы определили. Нужна, и никаких исключений быть не может. Образец штампа медосмотра на путевом листе 2020 выглядит так (скачать его на нашем сайте можно бесплатно):

Пример: отметка в путевом листе о прохождении медосмотра, если в учреждении есть штатный медработник:

Путевка без отметки врача

Документ, заполненный по установленным правилам, но без отметки и штампа о пройденном медосмотре, признается действительным. Налоговики при поведении выездной или камеральной проверки признают произведенные транспортные расходы по такой путевке. А вот сотрудники ГИБДД оштрафуют (комментарий в ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

  • водителя — на 3000 рублей;
  • руководителя или начальника транспортного отдела — на 5000 рублей;
  • юридическое лицо — на 30 000 рублей.

Если бюджетная организация использует фальшивый штамп для подтверждения медэкспертизы водителя или незаконно нарушает установленный порядок, статьей 11.32 КоАП предусмотрены штрафы:

  • на водителя — от 1000 до 1500 рублей;
  • на руководителя или ответственное лицо, допустившее использование фальшивого штампа, — от 2000 до 3000 рублей;
  • на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Путевой лист на неделю, как ставить медосмотр

Организация вправе выписывать путевки не каждый день, а например, на неделю или несколько дней. Но не более одного месяца. Как быть с медицинскими осмотрами в такой ситуации, разберемся на конкретном примере.

Допустим, водителя направляют в длительную командировку на две недели. Перед выездом в рейс он проходит медосмотр в установленном порядке. На выписанной путевке врач делает соответствующую визу, что работник допущен к управлению транспортом. По возвращению водитель проходит послерейсовый осмотр, о чем врач делает соответствующую запись. Такой документ дает полное право совершать водителю длительные командировки (Определение ВАС РФ от 30.06.2009 № ВАС-7619/09, Постановления Верховного суда РФ от 05.10.2012 № 46-АД12-18, Самарского областного суда от 29.04.2013 № 4а-231/2013).

Следовательно, в длительном рейсе, когда путевка выписана на несколько дней, достаточно пройти осмотр перед выездом и по возвращению. В пути никакие дополнительные освидетельствования и осмотры не требуются. Однако руководство организации может предусмотреть прохождение медосмотра по месту прибытия, заключив с принимающей стороной соответствующий договор на оказание медуслуг. Таким образом водитель пройдет четыре осмотра: один — перед отправлением, второй — по прибытию в место назначения, третий — при отправлении в обратный путь и четвертый — по возвращению на основное место работы.

Обратите внимание, что данный алгоритм не обязателен. Вполне достаточно двух осмотров: перед отправлением в командировку и по прибытию.

Отметка механика в путевом листе

Приказом Минтранса России установлен еще один обязательный реквизит — отметка механика об исправности транспортного средства. Ответственный работник после технического осмотра транспортного средства делает запись на путевке, что автомобиль исправен, затем указывает дату (ДД.ММ.ГГГГ) и время (часы и минуты) проверки, заверяет своей подписью и расшифровкой.

Без заключения механика о состоянии транспортного средства накажут сотрудники ДПС, выписав штраф. Работники ФНС по данному нарушению придерживаются нейтральной позиции, признавая нарушение незначительным.

Отметка медика в путевом листе: требования Минтранса России

Обязательна ли в путевом листе отметка медработника

Путевка — документ, с помощью которого можно подтвердить работу водителя и эксплуатацию транспортного средства. В «Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ) определена обязанность их оформления для:

  • предприятий, занимающихся перевозкой пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригородах;
  • транспортных организаций, специализирующихся на междугородных пассажирских перевозках;
  • компаний, которые оказывают услуги по грузоперевозкам;
  • транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Путевку необходимо оформлять каждый раз, когда работник-водитель осуществляет перевозку людей или товаров. На уровне закона это заявлено в:

  • ст. 24 ФЗ № 323 «Об основах охраны здоровья граждан»: обладатели определенных профессий в целях сохранения их здоровья и трудоспособности обязаны регулярно проходить обязательное медосвидетельствование;
  • ст. 23 ФЗ № 196 «О безопасности дорожного движения»: водители транспортных средств должны обязательно проходить предрейсовые и послерейсовые осмотры врача. Так, очевидно, что в момент нахождения за рулем сотрудник должен быть здоров. А печать медработника на документе это подтвердит.

Что касается использования легковых или грузовых транспортных средств иным лицом предприятия, например, генеральным директором, то в этом случае необязательно заполнять путевой лист, отметка медработника тоже не понадобится. Судебная практика это подтверждает (см. например, решение АС Сахалинской области от 19.04.2018 по делу № А59-6319/2017).

Но путевые листы используются не только для учета работы водителей, а еще и как первичные документы бухучета, позволяющие списывать расходы на топливо. И чтобы не было проблем с ФНС, надо руководствоваться Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, где перечислены обязательные реквизиты и правила оформления бланков. Из приказа понятно, нужна ли отметка врача в путевом листе легкового автомобиля. В п. 16 заявлено, что такой штамп обязателен. Иначе последствия могут быть следующими:

  • налоговые органы посчитают документы без отметки врача недействительными и не признают расходы, списанные по ним;
  • инспектор ГИБДД оштрафует за отсутствие отметки о медосмотре. Штраф для водителя — 3000 руб., для руководителя, отвечающего за выход на смену водителя, — 5000 руб. Предприятие могут оштрафовать на 30 000 (ст. 12.31.1 КоАП РФ);
  • не проводя медосмотры для сотрудников, работодатель нарушает права трудящихся на охрану здоровья ( ст. 24 ТК РФ ). А ст. 5.27.1 КоАП РФ за допуск к работе работника, не прошедшего медосмотр, предусматривает штраф для должностных лиц и для ИП от 15 000 до 25 000 руб., для юрлиц — от 110 000 до 130 000 руб.

Кстати, последний штраф могут назначить, если на предприятии не знают, обязателен ли медосмотр в путевом листе для водителей погрузчиков, которые фактически не выезжают за пределы склада. А проводить его надо.

Как выглядит образец штампа медицинского работника на путевом листе

Работники-водители обязаны информировать руководство о своем маршруте и затраченных на поездку ресурсах. Для этого принято использовать унифицированные формы листов для нескольких видов транспорта, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но предприятие может разработать собственный бланк и использовать его в работе. Главное, чтобы в нем содержались реквизиты, указанные в Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, в том числе поле, куда вписать образец штампа медосмотра на путевом листе (2020 год). Использованные и принятые к учету бумаги регистрируют в специальном журнале, а затем хранят в архиве 5 лет.

С 01.03.2019 в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 внесены поправки. Слова «гараж», «стоянка», «парковочное место» меняются на понятие «парковка». С весны технический контроль транспортного средства должен быть предсменным либо предрейсовым. Чиновники также переписали пункт 10 Приказа, отказавшись от предельного срока оформления бумаг — «на срок, не превышающий одного месяца». С 1 марта период можно будет не указывать. Но саму путевку предстоит оформлять до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность рабочей смены водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает несколько поездок.

Путевки оформляются для сотрудника каждый раз, когда он использует в рабочих целях служебный транспорт. В них содержатся сведения:

  • о номере листа;
  • сроке его действия;
  • собственнике (владельце) транспортного средства;
  • самом транспортном средстве (тип и модель, регистрационный знак);
  • пройденном километраже;
  • маршруте поездки и данные об остановках;
  • потраченных ГСМ;
  • количестве часов, отработанных водителем.

На каждый выписанный бланк отметка медработника ставится в соответствии с п. 16 Порядка проведения медосмотров, утв. Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 835н. Здесь же дается образец печати медика на путевом листе (2020 год). Он выглядит как оттиск со следующим содержанием:

Медработник обязан не только поставить штамп, но и указать Ф.И.О., число и время обследования, расписаться.

Если работник не проходит контроль (по медицинским показаниям), то для такой ситуации образец штампа медика на путевом листе (2020 год) не предусмотрен. Врач просто пишет, что работник не допущен, а затем дублирует эту запись и в журнале предрейсовых осмотров.

С 01.03.2019 штамп медицинского работника в листе ставить не обязательно. Врачу достаточно указать, что работник прошел осмотр, поставить дату и время осмотра, расписаться.

Отметка механика о контроле технического состояния автомобиля

Помимо состояния здоровья водителя, в путевой лист заносится информация о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик, который выпускает транспортное средство с парковки или гаража, должен указать:

  • дату и время проверки автомобиля;
  • подпись, Ф.И.О.

Как и виза врача, отметка механика является обязательным реквизитом. А возможно ли оформление путевого листа в 2020 году, если нет механика и медика в штате?

Такое возможно, например, если оформить нужных специалистов на неполную ставку по совместительству. Второй правильный вариант — использовать аутсорсинг.

После принятия в России закона о телемедицине (Федеральный закон от 29.07.2017 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам применения информационных технологий в сфере охраны здоровья») руководители организаций могут решить, что допустимо пользоваться и таким вариантом. Но Минздрав пока против. В Письме от 29.03.2018 № 14-1/3035046-2123 чиновники напоминают, что проведение медицинских осмотров водителей удаленным способом не предусмотрено действующим законодательством.

Оформление путевых листов: топ‑10 вопросов

Многие организации в своей деятельности используют собственный и арендованный автотранспорт, в связи с чем у бухгалтеров появляется необходимость отражать еще один вид расходов. Как оформлять путевые листы и какие изменения в законодательстве применять для бухгалтерского и налогового учета? Ответим на наиболее острые вопросы по теме в этой статье.

Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.

Таким образом, Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Чтобы от начала и до конца разобраться в порядке оформления путевых листов с учетом новых требований, смотрите вебинар Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение». В рамках видеоурока показан образец самостоятельно разработанной формы путевого листа, которую можно использовать.

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.

При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Правда ли, что с 1 марта 2019 года нельзя оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом в Письме Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ говорится, что срок действия путевого листа не регламентирован, а пункт 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого путевой лист может быть использован. В случае если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Таким образом, путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе следующие обязательные реквизиты:

  • показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
  • дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
  • дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

Действительно, в Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами. При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Кто проводит технический контроль транспортного средства?

Разрешается ли проводить дистанционные предрейсовые медосмотры водителей при помощи компьютера и специального оборудования?

Проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3). На сайте онлайнинспекция.рф говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр. Но невозможно проверить состояние кожных покровов, слизистых глаз, склер, зрачков и их реакцию на свет.

Суд также отмечает, что прохождение предрейсовых медосмотров удаленным способом с использованием телемедицинских технологий не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения» (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

Если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы, скорее всего, расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа:

  • для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
  • для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.

Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.

По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

В целях предотвращения риска исключения при проверке из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.

Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта было исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Таким образом, организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант. Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

  • заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
  • данных технической документации автотранспорта;
  • информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
  • актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.

Кроме того, путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказа, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

При этом путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом: частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.

Фиксация медосмотра в путевом листе

В путевом листе непременно нужно проставлять информацию о проведенном медосмотре водителя, поскольку она является обязательным реквизитом документа. Какие виды медосмотров необходимо проводить и как именно отражать их в путевом листе, читайте в представленном материале.

Нужно ли проставлять отметку о медосмотре

Отметку о проведенном медосмотре проставлять необходимо, поскольку она является обязательным реквизитом любого путевого листа. При этом следует учесть, что если компания использует автотранспорт только для собственных целей (то есть не оказывает транспортные услуги), то необходимо проводить предрейсовые медосмотры, а послерейсовые — не нужно.

Если путевой лист транспортного средства оформляется на период более 1 дня (но не более 1 месяца), то отметку о проведении медосмотра необходимо проставлять перед каждым рейсом. Если транспортное средство эксплуатируется несколькими водителями посменно, то на каждого из них необходимо составлять путевой лист, и по каждому сотруднику ставить отметку о медосмотре в своем путевом листе.

Как проводить медосмотр водителей и делать отметку в путевом листе

Осмотр должен проводить уполномоченный медработник, который проставляет в путевом листе дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра. Он заверяет внесенную информацию своей подписью с расшифровкой ФИО или проставлением соответствующего штампа. Если в штат сотрудников организации входит врач, именно он может проводить медосмотр водителей. Если включить врача в штат нет никакой возможности для организации, она может заключить договор подряда с медицинским работником или же принять его на должность по внешнему совместительству.

Нарушением правил заполнения путевого листа будет момент, если отметку о медосмотре проставляет не медработник, а другой сотрудник компании, например, начальник транспортного отдела. Такая ситуация часто возникает, когда в организации нет штатного врача, и этот момент может стать причиной конфликта с проверяющими органами. Отметим, что проводить предрейсовый и послерейсовый медосмотр имеют право только следующие специалисты:

  1. медработники, имеющие высшее или средне-специальное образование;
  2. медицинские организации, имеющие соответствующую лицензию на осуществление медицинской деятельности.

Важно! Именно на организацию возлагается обязанность по проведению медосмотров водителей. При несоблюдении требования контролирующие органы могут наложить административное взыскание.

Можно ли использовать штамп о проведенном медосмотре

При проведении медосмотра медработник обязан проставлять соответствующую запись:

  • по предрейсовому — «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по послерейсовому — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Эти отметки следует проставлять в обязательном порядке вне зависимости от того, арендуется транспортное средство или находится в собственности организации.

Необходимо отметить следующий момент: отметка о пройденном медосмотре может быть внесена вручную или с использованием специального штампа. Главное — запись или оттиск штампа должны содержать всю необходимую информацию, а именно:

  • дату и время проведения медосмотра;
  • ФИО и подпись медработника;
  • информацию, что медосмотр проведен;
  • информацию, что водитель допущен к управлению транспортным средством.

Порядок и правила проведения медосмотров закреплены в Приказе Минздрава РФ от 15.12.2014 г. № 835н.

Ответственность за оформление путевого листа без отметок о медосмотре

Отметка о проведенном медосмотре является обязательным реквизитом, однако налоговики по-разному относятся к ее отсутствию:

  • если в путевом листе не содержатся только отметки о медосмотре, а другие обязательные реквизиты заполнены верно, налоговики признают расходы ГСМ в налоговом учете;
  • если в путевом листе не содержатся отметки о медосмотре, а также есть ошибки в других обязательных реквизитах, расходы ГСМ в налоговом учете не признаются.

При неправильном заполнении путевого листа (в плане отсутствия информации о медосмотре) на организацию налагается административная ответственность в соответствии со ст. 11.32 КоАП РФ:

  • для граждан — 1 000 — 1 500 руб.;
  • для должностных лиц — 2 000 — 3 000 руб.;
  • для организаций — 30 000 — 50 000 руб.

За фальшивый штамп о медосмотре на организацию также может быть наложен штраф. Кроме того, если водитель осуществляет перевозку пассажиров или груза без штампа о медосмотре на путевом листе, сотрудник ДПС может оштрафовать согласно п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ:

  • гражданина на 3 000 руб.;
  • должностных лиц на 5 000 руб.;
  • организацию на 30 000 руб.

Похожие профессии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close
Close
Adblock detector