Как рассчитать часы пр и командировке табель

Как рассчитать часы пр и командировке табель

Если на период командировки попадает день, который в силу ст. 112 ТК РФ является нерабочим праздничным, но по графику работы сотрудника является для него рабочим, каким образом такой день должен отражаться в табеле учета рабочего времени и как оплачиваться?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Время выполнения служебного поручения в командировке в праздничные дни оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ вне зависимости от того, являются эти дни для сотрудника рабочими по графику его работы или нет.
В табеле учета рабочего времени отражается и время нахождения сотрудника в командировке, и время выполнения служебного поручения в нерабочие праздничные дни.

Обоснование вывода:
Особенности направления работников в командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). При решении вопроса об оплате работы в выходные дни, приходящиеся на период командировки, необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ и Положением.
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом в соответствии с правилом п. 9 Положения средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, которые приходятся как на период нахождения работника в командировке, так и на дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Командирующей, в целях цитируемого Положения, является организация, с которой работник состоит в трудовых отношениях (п. 3 Положения).
В случае если командированный работник привлекается к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата труда должна производиться в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения).
Правила оплаты труда в выходные и нерабочие праздничные дни установлены ст. 153 ТК РФ. Согласно этой норме работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. При этом работа в праздничный день подлежит оплате в повышенном размере и в случае, если такой день по графику работы является для работника рабочим.
Таким образом, выходные и праздничные дни в командировке, в течение которых работник не отдыхал, а привлекался к выполнению служебного поручения, должны оплачиваться, но не в размере среднего заработка, а по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ.
Отметим, что по правилам ст. 153 ТК РФ оплачиваются не только выпадающие на выходные или праздники дни командировки, когда работник выполнял служебное поручение в месте командирования, но и другие выходные и праздничные дни, которые работник не может использовать по своему усмотрению в связи с командировкой (день отъезда, день приезда, дни нахождения в пути) (также смотрите письма Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415 и от 25.12.2013 N 14-2-337, определение Верховного Суда Республики Дагестан от 12.04.2017 N 33-1728/2017, определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 N 33-5998/2015, определение Красноярского краевого суда от 15.10.2014 N 33-10015/2014).
В соответствии с частью третьей ст. 153 ТК РФ по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, в который работник привлекался к работе. В случае если с согласия работника ему был предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, то работа в выходной день подлежит оплате в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Соответственно, если работник не выразил желания взять другой день отдыха, работодатель обязан оплатить работу в выходной (праздник) не менее чем в двойном размере.
Тот факт, что по графику работы сотрудника нерабочий праздничный день является рабочим, на наш взгляд, значения не имеет: средний заработок на период нахождения работника в командировке по п. 9 Положения сохраняется за ним только за те дни, которые являются для него рабочими в соответствии с его графиком работы и которые не являются нерабочими праздничными днями; праздники же оплачиваются по п. 5 Положения даже в том случае, если они являются для сотрудника рабочими. Специалисты Роструда придерживаются аналогичного мнения (смотрите вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). Нами найдено и судебное решение, в котором суд применяет подобный подход (смотрите решение Северодвинского городского суда Архангельской области от 29.05.2015 по делу N 2-3215/2015); при этом судебных актов, в которых высказывалась бы иная позиция, не обнаружено.
Пункт 5 Положения и ст. 153 ТК РФ не содержат указания на то, сколько часов, приходящихся на исполнение служебного поручения в выходной или в праздник, следует оплатить в двойном размере — только фактически затраченные часы или весь день независимо от количества часов, которые работник затратил на исполнение служебного поручения. К сожалению, официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. На наш взгляд, вопрос можно решить следующим образом. Согласно ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит, в частности, от количества затраченного труда. За выходные и праздники выплачивается, как мы уже выяснили, не средний заработок, а заработная плата в двойном размере. Когда речь идет о выплате заработной платы за исполнение работником трудовых обязанностей, очевидно, что оплачивать необходимо только фактически отработанные сотрудником часы. Поэтому, по нашему мнению, в двойном размере надо оплачивать каждый час в пути и каждый час, потраченный работником на выполнение служебного поручения в месте командирования, которые приходятся на выходной или праздник.
Согласно части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 для учета рабочего времени утверждены форма N Т-12 и форма N Т-13. Согласно Указаниям по заполнению этой формы (далее — Указания) затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).
В графе 4 унифицированной формы табеля верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени (их буквенные обозначения приведены на титульном листе формы N Т-12), а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях, включая служебные командировки, в табеле учета рабочего времени в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом. Таким образом, на основании приказа о направлении работника в командировку, в котором зафиксирован период служебной поездки работника в календарных днях, а также проездных документов, в табеле учета рабочего времени формы N Т-12 или N Т-13 в верхней строке графы 4 все дни командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, отмечаются кодом «К» или «06». Нижняя строка графы 4 табеля формы N Т-13 остается при этом незаполненной.
Выполнение работником служебного поручения в выходные или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период командировки, работодателю также необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Для этого, заполняя унифицированную форму табеля, следует увеличить количество граф за соответствующее число. Так, работодатель сможет отразить и факт командировки в этот день, и продолжительность выполнения служебного поручения в выходной или нерабочий праздничный день. Указания допускают при необходимости увеличивать количество граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени.
Таким образом, если работник в период командировки привлекался к работе в нерабочий праздничный день, в первой графе табеля рабочего времени, как обычно, проставляется код командировки без указания количества часов в нижней строке, а во второй — код работы в выходные и праздники (код «РВ» либо «03») и ее продолжительность в часах (смотрите также п. 2 письма Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.02.2013 N 14-2-291). Дни в пути, приходящиеся на выходные и праздники, отмечаются в табеле аналогичным образом.
Отметим, что в настоящее время унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не обязательны к применению работодателями, не относящимися к бюджетной сфере (смотрите ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Такие работодатели вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Поэтому, если организацией утверждена собственная форма табеля учета рабочего времени и собственные кодовые обозначения, она вправе применять утвержденные ей обозначения. Соответственно, при ведении табеля по самостоятельно утвержденной форме в приведенной ситуации работодателю следует отразить время командировки и время выполнения служебного поручения в нерабочие праздничные дни тем способом (теми обозначениями), который им установлен для этой ситуации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

8 сентября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Учет и оплата времени в командировке

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируют сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

По смыслу этих норм на время командировки работник прекращает исполнять свою трудовую функцию в месте постоянной работы и исполняет служебное поручение вне места такой работы. Иными словами, находясь в командировке, работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию, закрепленную в трудовом договоре. Соответственно время командировки не является рабочим в том смысле, в каком оно определено в ст. 91 ТК РФ.

Выполняя требование ч. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого применяются унифицированные формы № Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации графы 4 и 6 верхней строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижней — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в графах верхней строки табеля учета рабочего времени проставляются только коды условных обозначений, а графы нижней строки остаются пустыми.

Для обозначения времени командировки установлен буквенный код К и цифровой — 06. Отметки в табеле о причинах неявок на работу производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом.

На основании приказа о направлении работника в командировку, в котором зафиксирован период служебной поездки работника в календарных днях, а также проездных документов и служебного задания в табеле учета рабочего времени все календарные дни командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, отмечаются кодом К или 06. В противном случае из табеля не будет видно, что это единый период командировки. Графы 4 и 6 нижней строки остаются незаполненными. Ведь учет неявок на работу в связи с командировкой ведется в днях. Соответственно продолжительность выполнения служебного поручения в рабочие дни в табеле не фиксируется, даже если у работодателя, со слов работника или по сведениям из других источников, имеется такая информация.

Согласно п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение), средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, которые приходятся как на период нахождения работника в командировке, так и на дни нахождения в пути, в том числе на время вынужденной остановки в пути. При этом в целях Положения командирующей организацией является организация, работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения).

Таким образом, средний заработок выплачивается работнику только за рабочие дни, пропущенные в связи с командировкой.

За время командировки нужно выплачивать именно средний заработок, а не заработную плату. Это подтверждает и Роструд в письме от 05.02.2007 № 275-6-0. Из него следует, что выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям ТК РФ.

Существует и другая позиция: работникам с повременной системой оплаты труда (на основе часовой, дневной ставки или оклада) за время нахождения в командировке вместо среднего заработка может выплачиваться обычная заработная плата при соблюдении требований ст. 167 ТК РФ, то есть не менее гарантированного среднего заработка, поскольку это не ухудшает положения работника.

На наш взгляд, работодатель в любом случае обязан выплачивать работникам за все рабочие дни в командировке средний заработок, как того требуют ст. 167 ТК РФ и п. 9 Положения. При этом он вправе принять решение, что командированным работникам будет не только сохранен средний заработок, но произведена доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка. Аналогичный подход предложили специалисты Минздравсоцразвития России на официальном сайте.

Отметим, что Минфин России подтверждает возможность учета для целей налогообложения затрат в виде дополнительных вознаграждений работникам помимо среднего заработка за дни командировки, если такие выплаты предусмотрены в трудовом договоре с работником, локальном нормативном акте работодателя либо в коллективном договоре (см. письма от 26.09.2008 № 03-03-06/1/548, от 27.01.2009 № 03-03-06/1/34, от 02.04.2009 № 03-03-06/1/208 и от 03.04.2009 № 03-03-06/2/77).

Труд работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплачивается в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Согласно названной статье работа в выходные или нерабочие праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере:

  • сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;
  • работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
  • работникам, получающим оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день выполнялась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Таким образом, командированному работнику за выполнение служебного поручения в выходные и нерабочие праздничные дни выплачивается не двойной средний заработок, а двойная ставка заработной платы. Вместо повышенной оплаты работник может взять другой день отдыха. Тогда выходной (праздник) оплачивается в одинарном размере (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

В табеле учета рабочего времени необходимо отразить факт выполнения служебного поручения в выходной (праздник). С этой целью увеличивается количество граф за соответствующее число. В первой графе, как обычно, проставляется код командировки без указания количества часов, а во второй — код работы в выходные и праздники (РВ либо 03) и ее продолжительность в часах.

Как отмечалось выше, согласно ст. 91, 166 и 167 ТК РФ работник, выполняя служебное поручение, на время командировки прекращает исполнять трудовые обязанности по занимаемой должности, а дни командировки не являются для него рабочим временем. Следовательно, в командировке не может возникнуть и часов работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени, то есть сверхурочных часов (ст. 99 ТК РФ).

Работодатель за все дни командировки, которые считаются рабочими по графику, установленному в командирующей организации, обязан выплачивать работнику только средний заработок, поскольку иного механизма оплаты дней командировки законодательство не предусматривает.

Определение срока командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения отнесено к исключительной компетенции работодателя (п. 4 Положения).

Тем не менее, по нашему мнению, работодатель злоупотреб­ляет правом, если, назначая служебное поручение, заведомо знает, что продолжительность его выполнения превысит нормальную. Полагаем, что работодатель, отправляя работника в командировку и устанавливая ее сроки в зависимости от объема служебного поручения, должен по аналогии применять требования трудового законодательства о нормальной продолжительности рабочего времени на определенные периоды.

В любом случае работодатель вправе компенсировать работнику возникшую в период командировки фактическую потерю времени отдыха, закрепив решение о доплате в локальном нормативном акте, определяющем систему оплаты труда и премирования работников, коллективном либо трудовом договоре.

Делопроизводство

Как в табеле отметить командировку?

При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в командировке?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Существует несколько обстоятельств, при которых пометки в документе будут различаться. Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Слово закона

Табель учета рабочего времени – это необходимый документ, который должен быть в любой организации.

Он необходим для документального подтверждения дней, в которые сотрудник тем или иным образом осуществлял трудовую деятельность. В случае возникновения споров данный документ расценивается как доказательство присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Табель может быть использован для контроля проверяющих органов за производимой трудовой деятельностью на предприятии.

За отсутствие документа работодателя могут привлечь к ответственности.

Нормативная база

На работодателя возложена обязанность по ведению учета времени, которое отработали сотрудники, закрепленная в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Табель должен заполняться по формам № Т-12 и Т-13.

Поскольку табель является первичным учетным документом, в нем должны содержаться сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402 “О бухгалтерском учете”.

Общие правила заполнения документа

Существуют основные правила, по которым должно производиться заполнение табеля.

Рассмотрим их более подробно:

  • Требуется заполнять в течение расчетного периода.
  • В конце периода нужно указывать часы, которые отработал сотрудник, и результаты по первой и второй половине месяца.
  • Явки и неявки должны быть зафиксированы при помощи способа сплошной регистрации или посредством метода регистрации отклонений.
  • В верхней строке необходимо проставлять обозначение (к примеру, явка на работу, выходной день и др.).
  • В нижней строке ставится количество часов.

Командировка в табеле учета рабочего времени

Существуют определенные правила, по которым проставляются дни в табеле, проведенные сотрудником в командировке.

Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Обозначение

Итак, как в табеле отметить командировку и какое обозначение для этого можно применить?

При проставлении в табеле командировочных дней не следует ставить часы.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником на все время поездки сохраняется средний заработок. Таким образом, отпадает необходимость учитывать часы, в которые сотрудник осуществляет трудовую деятельность в командировке.

Общепринятое обозначение для дней, которые сотрудник проводит в командировке – “К”.

Как считается — рабочим днем или неявкой?

Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.

Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное служебное задание, а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Однако и неявкой данное время считать также нельзя согласно нормам статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.

Как оформить увольнение сотрудника за прогулы без уважительной причины? Читайте тут.

Как правильно отобразить?

Существует несколько обстоятельств, при которых отметки в табеле о командировке будут отличаться.

Рассмотрим основные ситуации, с которыми могут встретиться сотрудники бухгалтерии предприятия при простановке буквенных или численных значений в табеле.

Если поездка выпала на выходной

Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.

Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?

Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут возникнуть:

  • Сотрудник находился в командировке в выходной, но не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае необходимо проставлять код “В”.
  • Работник осуществлял трудовую деятельность в выходной, находясь в служебной поездке. Данный аспект необходимо отразить в табеле буквенным кодом “РВ”.

Если работник вышел на работу в последний день командировки

Последний день служебной поездки – это дата прибытия транспортного средства к месту осуществления постоянной трудовой деятельности.

Рассмотрим варианты, которые могут быть:

  • Если транспорт приезжает к месту работы до 24 часов текущих суток, днем приезда будет считаться этот же день. Следующий день будет обычным выходным или рабочим днем в зависимости от графика сотрудника. Пример: работника доставили в 21:25 18 мая 2020 года. Таким образом, 18 мая будет являться последним командировочным днем.
  • Если транспортное средство приезжает после 24 часов, днем приезда будут считаться последующие сутки. Пример: работника доставили в 6:50 20 мая 2020 года. 20 мая будет являться последним командировочным днем.

Обязать сотрудника выйти на работу в последний день командировки нельзя. Он может это сделать только по собственному желанию.

Рассмотрим ситуации:

  • Сотрудник не выходит на рабочее место в последний командировочный день. В таком случае, за этот день в табеле проставляется код “К”.
  • Сотрудник выходит на рабочее место в такой день. Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют, какие значения проставлять в табеле и как оплачивать работнику такой день. Двойная оплата не допускается. Следовательно, руководителям организации необходимо закрепить в локальных актах возможность оплачивать работнику и средний заработок, и заработную плату за отработанное время в этих условиях. В противном случае сотрудник может претендовать только на сохранение средней зарплаты или только на выплату денежных средств за отработанные часы в последний день командировки.

Если сотрудник уехал в поездку, находясь на больничном

Действующее законодательство не допускает возможности одновременной выплаты и заработной платы, и государственного пособия по нетрудоспособности.

Допустить работника к командировке в данной ситуации можно только с его письменного согласия.

Таким образом:

  • сотрудник не может уехать в командировку, находясь на больничном, по инициативе работодателя;
  • по личной инициативе работник теряет компенсационную выплату, положенную ему из-за нетрудоспособности, а в табеле проставляется код “К” (как за обычный день в командировке).

Если работник оформил больничный во время выполнения задания

Периоды временной нетрудоспособности, наступившие уже во время командировки, отмечаются сразу двумя кодами через дробь – “К/Б”.

Если в ее период была сверхурочная работа

Если сотрудник осуществлял сверхурочную трудовую деятельность, в табеле во время служебной командировки проставляется код “К/С” с указанием числа сверхурочных часов.

Как оформить перенос командировки? Узнайте тут.

Образец приказа о направлении в командировку директора — здесь.

Образец заполнения (пример)

Рассмотрим пример, как заполнить табель во время сверхурочной работы в командировке:

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Что такое табель, и для чего нужен учет отработанного времени

Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  • табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передается в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Приведем инструкцию, как вести табель учета рабочего времени, которая поможет правильно отразить данные.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Шаг 2. Код по ОКПО

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Похожие профессии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close
Close
Adblock detector