Если есть недостача по инвентаризации основных средств

Если есть недостача по инвентаризации основных средств

Что делать при недостаче при инвентаризации

Недостача при инвентаризации – далеко не редкий случай. Это неприятное явление как для работников, так и для руководства компании. Существует множество аспектов оформления взыскания недостачи, а также составления самого документа.

Очень важно знать абсолютно все тонкости данного вопроса, чтобы избежать существенных претензий к учету на предприятии. Чем быстрее будут обнаружены недочеты, тем быстрее удастся их устранить.

Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно. На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также. Мебель, техника, даже документация (трудовые книжки) являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

  • пожар, стихийное бедствие;
  • смена материально ответственного лица;
  • перепродажа предприятия;
  • хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов. При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество.

Ключевым является также указание их материальной ценности. Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость. Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах.

Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

Причина в том, что эта сумма является убытком для магазина (недополученная выгода также учитывается). То есть берется в расчет не закупочная стоимость продукции.

Не всегда к недостаче относится только стоимость пропавших товаров, которых недосчитались. Если продукция была сломана или ее срок годности истек, то тогда ее фактически невозможно реализовать, поэтому формально многие относят стоимость также к недостаче. Если же товар из-за порчи пришлось реализовать по заниженной стоимости, то тогда разницу между предполагаемой ценой и полученным доходом считают недостачей.

Причины возникновения недостачи

Далеко не всегда недостача связана исключительно с недобросовестным исполнением своих обязанностей работниками или их противоправными действиями. Иногда это логичное закономерное явление.

К основным причинам следует отнести:

  • Хищение. Это простое и понятное проявление – кто-то из работников, злоупотребляя служебным положением, попросту взял ценности предприятия.
  • Непредвиденные обстоятельства. Ценности, склады могут подвергнуться стихийному бедствию, что приведет к порче материальных ценностей.
  • Издержки производства. Вещь может порваться в процессе примерки, часть развесных товаров просыпается на пол, продукция травмируется в торговом зале. В допустимых объемах это является вполне нормальным.
  • Пересортица. Явный пример: в магазине лежит 2 вида яблок, внешне похожих. Одни продали вместо других. По факту итоговый вес суммарно сохранился, но одних меньше, чем должно быть, а других – больше. Излишки при инвентаризации также должны быть в допустимых пределах, поэтому хотя подобное допустимо, но не должно быть слишком частым явлением.

Для каждого из данных типов недостачи будет своя процедура оформления, поэтому предварительно важно выявить причину подобного негативного явления.

Порядок оформления недостачи при инвентаризации

Оформление документации возможно только после окончательного подведения итогов инвентаризации. Чтобы подготовить акт на списание, необходимо также приложить все документы (чеки, договоры и акты проведения работ), которые подтверждают затраты, указанные в акте.

Если размер недостачи превышает допустимый, то тогда проводят служебное расследование, чтобы выявить виновное лицо.

Для некоторых категорий товаров не проводится подобная процедура – их руководитель на свое усмотрение может списать в «Расходы».

Если обычные правила оформления недостачи не могут быть применены, то тогда потребуется составить приказ на удержание недостачи с виновного. Подобное возможно, если имеет место факт явного хищения или если превышены допустимые объемы недостающих товаров. На усмотрение руководства такой работник может быть освобожден от обязанностей – переведен на другую должность или уволен.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения. Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара. То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено. Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства. В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Может предусматриваться частичная ответственность или коллективная. Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости возместить убытки. При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу. Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты. Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Порядок удержания

Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:

  • Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
  • Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
  • Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.

Если выявлены грубые нарушения, то необходимо составить акт о хищении и уволить работника по данному основанию.

Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений. К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся инвалидом или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно. Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.

В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.

Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является материально ответственным лицом. Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.

Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.

Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.

Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).

При этом сразу следует обратить внимание на то, что как раз это требование не является обязательным. Даже если речь идет о государственном учреждении, то его представители имеют право истребовать лишь сумму самой недостачи, но не заявлять данные пени в цене иска.

Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований. Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации. Там указывается стоимость всего, что хранится на предприятии. Если речь идет о материалах, технике, то тогда периодически должна проводиться новая оценка остаточной стоимости (с учетом амортизации, износа). Остаточную цену товара будут взыскивать, если выявится недостача.

Инвентаризация основных средств (излишки и недостача)

Инвентаризация основных средств – процедура, необходимая каждому предприятию. Инвентаризация – это процесс сверки фактического наличия объектов основных средств и их местонахождения с данными бухгалтерского учета. Эта важна процедура позволяет выявить несоответствия учетных и фактических данных, выявить излишки и недостатки.

Порядок проведения процедуры регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Прежде, чем начать инвентаризацию, нужно подготовиться – проверить следующие моменты:

  • Наличие и правильность заполнение документов по основным средствам: инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и прочих документов;
  • Наличие технической документации на основных средства;
  • Наличие документов на арендованные объекты, а также на переданные в аренду.

Если какие-либо документы не найдены или испорчены, то их следует восстановить, получить или оформить.

Перед началом процедуры с материально-ответственных лиц берется расписка о том, что все объекты находятся по месту назначения и учтены.

Инвентаризация может проводиться в следующих случаях:

  • Контрольная проверка;
  • Смена материально-ответственного лица;
  • Очередная плановая проверка и пр.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Данная процедура должна сопровождаться грамотным документальным оформлением.

Прежде всего, решение о проведении инвентаризации основных фондов закрепляется в приказе. Для этого существует унифицированная форма ИНВ-22. В этом приказе отмечается, какие активы подвергаются проверке, устанавливается дата проведения процедуры, а также состав инвентаризационной комиссии.

Образец приказа ИНВ-22:

Формирование инвентаризационной комиссии – это неотъемлемая часть данного процесса. В ее состав нужно включить представителей бухгалтерии, материально-ответственных лиц, представителей руководящего состава, сторонних лиц, не являющихся работниками данного предприятия. В функции сформированной комиссии входит контроль процесса инвентаризации, оформление необходимой документации и вынесение итогового заключения.

При наступлении указанной в приказе даты начинается проверка наличия и состояния основных фондов предприятия.

Комиссия осматривает все объекты, заносит в специальные инвентаризационные описи по форме ИНВ-1 сведения о проверенных объектах:

  • Наименование,
  • Назначение;
  • Инвентарный номер;
  • Технические и эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков проверяется наличие документов, подтверждающих нахождение этих объектов в собственности организации.

Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и для материально-ответственного лица.

При инвентаризации арендованных основных средств описи составляются в трех экземплярах, третий вариант описи передается непосредственному владельцу объекта.

На объекты основных средств, по которым в процессе инвентаризации выявлены расхождения, составляются сличительные ведомости по форме ИНВ-18.

Сличительная ведомость также составляется в двух экземплярах: для работников бухгалтерии, которые выполнят необходимые проводки по учету излишков и списанию недостачи, и для материально-ответственного лица.

Объекты, которые пришли в негодность и не подлежат восстановлению, отражаются в отдельной описи с указанием даты начала использования, а также причины, по которой они не пригодны к эксплуатации.

Объекты, находящиеся на ремонте, также отражаются отдельно, на эти основные средства заполняется акт инвентаризации незаконченных ремонтов по форме ИНВ-10.

Объекты, числящиеся в организации, но ей не принадлежащие, например, находящиеся на ответственном хранении, заносятся в отдельные сличительные ведомости.

Все документы по инвентаризации заверяются подписями материально-ответственных лиц и членов комиссии во главе с председателем.

Итоговые результаты инвентаризации основных средств заносятся в ведомость учета результатов форма ИНВ-26.

Бухгалтерский учет инвентаризации ОС

Результаты инвентаризации подлежат немедленному отражению в бухгалтерском учете предприятия. Выявленные излишки и недостача должны быть отражены с помощью бухгалтерских проводок в месяце, в котором была проведена инвентаризационная процедура.

Все выявленные излишки и недостача должны быть объяснены материально-ответственными лицами.

Бухучет излишков (проводки)

Излишки – это неучтенные в бухучете объекты.

Выявленные в процессе проведения инвентаризации излишки приходуются на счет учета основных средств (сч.01) в корреспонденции со счетом учета прочих доходов и расходов (сч.91). Принятие излишков на учет производится через 08 счет, так же, как и в случае поступления основных средств. Проводки по принятию излишков имеют вид: Д08 К91/1 и Д01 К08. Принимаются такие основные средства по средней рыночной стоимости на текущую дату.

Списание недостачи (проводки)

Выявленная недостача списывается с 01 счета в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При списании объекта необходимо выполнить три шага:

  1. списать с 02 счета начисленную амортизацию по недостающему объекту (проводка Д02 К01/2),
  2. списать с 01 счета первоначальную стоимость недостающего объекта (проводка Д01/2 К01/1),
  3. списать с 01 счета остаточную стоимость недостающего объекта (проводка Д94 К01/2).

Для того чтобы списать объект, необходимо на 01 счете открыть субсчет 2, в его дебет перенести первоначальную стоимость недостающего объекта, а в его кредит начисленную амортизацию. После чего по кредиту сч.01/2 определится остаточная стоимость, которую и нужно списать в недостачу. Подробнее о процессе выбытия основных средств читайте в этой статье.

Далее возможны два пути развития:

  1. виновное лицо не установлено, в этом случае недостача списывается в прочие расходы проводкой Д91/2 К94. В данном случае должно быть документальное подтверждение отсутствия виновных лиц или же отказ от взыскания ущерба с виновного лица.
  2. виновное лицо установлено, в этом случае недостача списывается в дебет субсчета 2 счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73/2 К94. Далее работник либо вносит недостачу в кассу наличными деньгами (проводка Д50 К73/2) либо она удерживается из его зарплаты (проводка Д70 К73/2). Если с виновного лица взыскивается рыночная стоимость недостающего объекта, то разница между суммой недостачи и рыночной стоимостью относится на счет 98 «Доходы будущих периодов».

Бухгалтерские проводки по учету инвентаризации основных средств:

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

  • любое стихийное бедствие – пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
  • продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя – любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
  • кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно – для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

  • Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
  • Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
  • Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
  • Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
  • Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

  • Проверка.
  • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
  • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
  • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

  • форма ИНВ-19;
  • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Объяснительная: как отразить недостачу

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

  • когда произошло происшествие;
  • подробное описание события – что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
  • последовательность собственных действий – попытка предотвратить происшествие.

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Образец ее составления

Приказ о недостаче

На основании объяснительной должно быть принято решение:

  • сотрудник виновен;
  • невиновен;
  • требуется собрать комиссию для расследования.

По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

  • краткое описание ситуации;
  • участвующие лица;
  • постановление.

Образец составления

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

Недостача на складе

Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

  • Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
  • Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
  • Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
  • Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Как избежать

Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

Посмотрите, как « Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

Заключение

В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.

Инвентаризация основных средств: излишки и недостача в 2020 году

Каждое предприятие рано или поздно подвергает свое имущество инвентаризации, то есть проверки фактического наличия и сверки его с учетными данными. Инвентаризация основных средств может проходить по нескольким причинам:

  • замена ответственного за сохранность объекта лица;
  • контрольная проверка;
  • плановая проверка в конце отчетного года и пр.

Какова бы ни была причина, порядок проведения инвентаризации основных средств должен соблюдаться. В статье мы поговорим о том, как проходит данный процесс, какие документы заполняются в процессе инвентаризации, проводки, которые необходимо выполнить по окончании процесса.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Если у организации появилась необходимость проверить остатки по основным средствам, то первым шагом должно быть создание приказа на инвентаризацию. Составляется приказ форма ИНВ-22, который утверждает сроки проведения инвентаризации, а также в нем приводится перечень членов инвентаризационной комиссии, которая будет контролировать и проводить процесс пересчета.

Состав инвентаризационной комиссии должен включать:

  • материально ответственные лица;
  • представители бухгалтерии;
  • представители руководства;
  • иные лица, в том числе могут присутствовать и лица, не являющиеся работниками данной организации.

Также в приказе на инвентаризацию ИНВ-22 должен быть назначен председатель комиссии.

После того, как приказ составлен, в установленный срок начинается процесс инвентаризации, который заключается в пересчете всех имеющихся у предприятия объектов основных средств и занесении их наименования, номера и необходимые технические показатели в инвентаризационную опись форма ИНВ-1. Помимо того, что в инвентаризационной описи основных средств отражаются данные при фактической проверке объектов, туда также заносятся данные бухгалтерского учета.

Если инвентаризации подвергаются здания, то проверяются документы, подтверждающие нахождение объектов в собственности предприятия.

После того, как опись заполнена, фактические данные сверяются с учетными. Те наименования, по которым выявлены расхождения, заносятся в сличительную ведомость форма ИНВ-18.

Основные средства, которые не пригодны к использованию и не подлежат ремонту и восстановлению, заносятся в отдельную опись, в которой отражается причины, по которым объект не пригоден к эксплуатации, а также даты начала его использования.

Если какие-либо объекты находятся в состоянии ремонта, то данные по ним заносятся в акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств форма ИНВ-10.

Если предприятие проводит дополнительные контрольные проверки, то данные по ним отражаются в акте форма ИНВ-24, а также в журнале учета контрольных проверок форма ИНВ-25.

Конечные результаты проведение инвентаризации основных средств обобщаются специальном документе, именуемом ведомость учета результатов ИНВ-26.

Бухгалтерский учет результатов

В процессе проверки могут быть выявлена как недостача объектов, так и излишки. Все отклонения должны быть отражены в данных бухучета.

Излишки

Выявленные в процессе инвентаризации излишки, то есть объекты, которые были ранее не учтены в бухгалтерии, должны быть приняты к учету на счет 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом учета прочих доходов и расходов 91. Оприходование излишков при инвентаризации ОС происходит по средней рыночной стоимости, определенной на дату проводимой инвентаризации. Как и в случае поступления всех объектов ОС на предприятие (процесс поступления основных средств подробно изложен в этой статье), прежде, чем попасть на 01 счет, излишки проходят через счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Проводки по принятию излишек к учету: Д08 К91/1 и Д01 К08.

Недостача

Выявленная недостача, прежде всего, списывается со счета 01 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем с 01 счета списывается остаточная стоимость объекта, полученная путем вычитания из первоначальной стоимости начисленной амортизации. (Что такое амортизация читайте здесь, а тут разобраны 4 метода расчета амортизационных отчислений). На счете 01 открывается дополнительный субсчет 2 «Выбытие основных средств» и выполняется проводка Д94 К01/2 – списана остаточная стоимость объекта.

Далее возможны два случая: первый, когда установлены лица, виновные в недостаче; второй, когда виновных нет либо не выяснены.

В первом случае недостача списывается на счет лица, виновного в недостаче, для этого используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», на котором открывается дополнительный субсчет 2 для отражения данных по возмещению ущерба. Проводка по списанию недостающего объекта на счет виновных лиц: Д73/2 К94.

После этого виновник недостачи может либо самостоятельно внести необходимую сумму в кассу предприятия (проводка Д50 К73/2) или на расчетный счет (проводка Д51 К73/2), либо сумма будет удержана из его заработной платы (Д70 К73/2).

Во втором случае, когда виновные не определены, недостача списывается в прочие расходы предприятия (проводка Д91/2 К94). При этом списание должно проходить на основании документов, подтверждающих отсутствие лиц, виноватых в недостаче, либо отказ от взыскания суммы ущерба с виновного лица. Подробнее о порядке взыскания ущерба с виновного работника читайте в статье “Материальная ответственность работника перед работодателем“.

Видео – оформление инвентаризации в 1С

Похожие профессии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close
Close
Adblock detector