Где пропечатать трудовую книжку запись задним числом

Где пропечатать трудовую книжку запись задним числом

Где пропечатать трудовую книжку запись задним числом

Вопрос: Трудовая книжка работника находится по месту учебы. Возможно ли заполнение трудовой книжки работника задним числом? Какова ответственность работодателя?

Ответ: Правила и Инструкция не предусматривают возможности внесения сведений о приеме на работу задним числом. Ответственность за несвоевременное внесение работодателем записи о приеме на работу законодательством не установлена, однако поскольку работодателем нарушена норма (п.п. 3 и 10 Правил) на него может быть наложен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Обоснование: Согласно п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Из изложенного следует, что с момента вступления в силу Правил (с 30.04.2000) записи в трудовую книжку об обучении в аспирантуре не вносятся.
Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Из этой нормы следует, что трудовая книжка является обязательным документом при приеме на работу, в том случае если лицо, поступающее на работу, уже имеет трудовой стаж.
Пунктом 3 Правил установлено, что работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
В силу п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Из приведенного следует, что ни Правила, ни Инструкция не предусматривают возможности внесения сведений о приеме на работу задним числом.
В силу п.3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция), указано, что при заполнении трудовой книжки в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Таким образом, в трудовой книжке не указывается дата внесения записи о принятии на работу.
Однако согласно п. 41 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Поскольку в указанной приходно-расходной книге записи делаются в хронологическом порядке, при проверке ГИТ либо при обращении самого работника может быть выявлен факт несвоевременного получения работодателем трудовой книжки работника, однако прямая ответственность за несвоевременное внесение работодателем записи о приеме на работу законодательством не установлена.
Согласно ст. КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Из изложенного следует, что на работодателя, допустившего несвоевременное внесение записи о приеме на работу, может быть наложен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

17.02.2011
Консультационно-правовой отдел Группы компаний «Ю-Софт»

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

  • Митрофанова Валентина | заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор IPK Group, эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений

Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает ­необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

  1. трудовая книжка утеряна;
  2. трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  3. в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в ­письменном виде.

Запрос от действующего работодателя

Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

  1. На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
  2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
  3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное на­именование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования ­компании.

  • Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых ­распространенных ошибок.
  • Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

    Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

    Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы.

    Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров.

  • Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
  • Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.
  • Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Образец внесения записи приведен ниже.

    Оформление трудовой «задним числом»

    Я студент, работаю в небольшой компании и недавно выяснилось что, в штате организации, официально не числюсь. Подняв вопрос об официальном оформлении, после проявления некоторой настойчивости, люди, отвечающие за оформление этих вещей согласились все устроить. Но тем не менее, изходя из тех вещей, что им это не надо, прошу помочь и рассказать, какие вопросы оформления необходимо проконтрольровать.
    И так, дано: Пустая трудовая книжка, которую обещают заполнить. (Кстати, как узнать по номеру ТК, дату ее изготовления, ведь если не ошибаюсь, если после заполнения окажется, что сотрудник оформлен уже как год, а ТК отпечата только 3 месяца назад, могут заставить краснеть. )
    Необходимо получить: ТК, с которой меня в будущем надеюсь примут на нормальное место работы и не скажут что она не действительна и т.п.
    Извиняюсь за сумбурную постановку вопроса.

    вряд ли
    это говорит не о недействительности трудовой книжки, а о несвоевременности заведения ее работодателем, за что ему штраф и подзатыльник
    пусть вносят запись в трудовую, контролируйте это, попросите заверенную копию приказа о приёме на работу и свой экземпляр трудового договора

    тут на сайте в разделе про трудовые книжки есть картинки как должна выглядить трудовая книжка новичка (заполненная)
    см.слева красным «Трудовые книжки»

    Послушайте , прочтите , запись в трудовую книжку делается в течение 3 дней с момента устройтсва на работу (приказ о приеме)
    Если у вас такая ситуация , которая сложилась.
    Инспектор о/к вносит запись о приеме на работу согласно приказа, а дата заполнения трудовой книжки вносится та, когда это на самом деле произошло. И проблем ни у кого не возникнет.
    Например : Вас приняли на работу 01.01.01. приказ №ХХХ. Запись в трудовой : 01.01.01 . Принят на должность ____ в ООО «Рога и копыта»
    Приказ от 01.01.01. №; ХХХ

    Титульный лист Тр. Кн. : бла бла бла и в конце дата заполнения тр.кн. 01.10.01. г. и не нужно Вам доказывать, когда выпущена тр.кн.
    И потом не забывайте утверждаются формы трудовых согласно годам , а уж какого числа ее напечатала типография никого не интересует.

    24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
    27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

    24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
    27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

    Да разве я обвиняла Вас в подделке документов?
    Эх, Ev_Genia, Ev_Genia, «спалились» !

    Так и приказ о приеме может быть только один — тот который уже издан и который соответствует действительности. На каком законном основании его должны отменять?

    Серега, Ev_Genia, очень мило, что увидев одно «нарушение» вы предлагаете тут же совершить другое. Вас больше всего волнует порядок на бумаге и нисколько не волнует то, что это не соответствует реальному положению дел — ведь фактически работник работал только 8 часов в день и только на одном рабочем месте. Работник не виноват в том, что его предыдущий работодатель запер в своем сейфе трудовые книжки и уехал в отпуск, а потом, чтобы прикрыть свой зад от ответственности за задержку трудовой книжки, написал более позднюю дату увольнения.
    И старый и новый работодатель нарушали правила увольнения и приема на работу. Работник ничего не нарушал, но вы почему-то именно его решили сделать крайним и предлагаете «изъять» у него два месяца стажа на отпуск.

    Гость, у вас работник принят по приказу с 1.07. на основное место работы. Вот в соответствии с приказом и вносите ему запись о приеме. Никаких проблем у вас из-за этой записи не будет. На практике случаи наложения стажа встречаются настолько часто, что даже предусмотрены Правилами по подсчету стажа для назначения пенсий и для оплаты больничных. В них говорится о том, что при наложениях периодов работы, в стаж включается только один период, по выбору работника. И никого при этом не волнует, сколько предприятий в эти периоды было основным местом работы для этого работника. Ни Пенсионный фонд, ни ФСС еще НИ РАЗУ не запросили справок из-за наложения периодов работы. Ни ГИТ, ни прокуратура не выписали НИ ОДНОГО предписания по факту приема работника на основное место работы раньше, чем он был уволен с предыдущей работы и ни одного кадровика за это не наказали.

    24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
    27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

    Где пропечатать трудовую книжку запись задним числом

    Вопрос: Трудовая книжка работника находится по месту учебы. Возможно ли заполнение трудовой книжки работника задним числом? Какова ответственность работодателя?

    Ответ: Правила и Инструкция не предусматривают возможности внесения сведений о приеме на работу задним числом. Ответственность за несвоевременное внесение работодателем записи о приеме на работу законодательством не установлена, однако поскольку работодателем нарушена норма (п.п. 3 и 10 Правил) на него может быть наложен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

    Обоснование: Согласно п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
    а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
    б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
    Из изложенного следует, что с момента вступления в силу Правил (с 30.04.2000) записи в трудовую книжку об обучении в аспирантуре не вносятся.
    Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Из этой нормы следует, что трудовая книжка является обязательным документом при приеме на работу, в том случае если лицо, поступающее на работу, уже имеет трудовой стаж.
    Пунктом 3 Правил установлено, что работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
    В силу п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
    Из приведенного следует, что ни Правила, ни Инструкция не предусматривают возможности внесения сведений о приеме на работу задним числом.
    В силу п.3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция), указано, что при заполнении трудовой книжки в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
    Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
    В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
    Таким образом, в трудовой книжке не указывается дата внесения записи о принятии на работу.
    Однако согласно п. 41 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
    Поскольку в указанной приходно-расходной книге записи делаются в хронологическом порядке, при проверке ГИТ либо при обращении самого работника может быть выявлен факт несвоевременного получения работодателем трудовой книжки работника, однако прямая ответственность за несвоевременное внесение работодателем записи о приеме на работу законодательством не установлена.
    Согласно ст. КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
    Из изложенного следует, что на работодателя, допустившего несвоевременное внесение записи о приеме на работу, может быть наложен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

    17.02.2011
    Консультационно-правовой отдел Группы компаний «Ю-Софт»

    Похожие профессии

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Close
    Close
    Adblock detector